Erster Mitarbeiter: Betriebsnummer, Unfallversicherung und Anmeldung in der richtigen Reihenfolge

Das Gewerbe ist angemeldet, der Fragebogen beim Finanzamt abgegeben, und jetzt fängt am Ersten die erste Angestellte an. Damit beginnt eine zweite Runde Behördenkontakt, die im Gründungsfahrplan meist fehlt: die Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit, die Mitteilung an die Berufsgenossenschaft, die Anmeldung zur Sozialversicherung und in elf Branchen die Sofortmeldung am ersten Tag. Jede dieser Pflichten hat eine eigene Norm und eine eigene Frist, und die Reihenfolge ist nicht beliebig, weil die Betriebsnummer in jeder späteren Meldung steht. Dieser Beitrag ordnet die Schritte, nennt die Fristen und zeigt, wo der Bote endet und die Lohnbuchhaltung beginnt.

Die Betriebsnummer nach § 18i SGB IV

Nach § 18i Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber zur Teilnahme an den Meldeverfahren zur Sozialversicherung bei der Bundesagentur für Arbeit für jeden seiner Beschäftigungsbetriebe eine Betriebsnummer elektronisch zu beantragen. Sie ist der Schlüssel, unter dem alle Meldungen an Krankenkasse und Rentenversicherung laufen; ohne sie kann die Lohnabrechnung keine Anmeldung absetzen.

Absatz 2 nennt die Angaben für den Antrag: Name und Anschrift des Beschäftigungsbetriebs, Beschäftigungsort, wirtschaftliche Tätigkeit, Rechtsform und die Unternehmernummer der Unfallversicherung einschließlich Anhang nach § 136a SGB VII. Damit ist die Reihenfolge vorgegeben: Erst die Unfallversicherung, dann die Betriebsnummer. Nach Absatz 3 braucht jeder Betrieb mit anderer wirtschaftlicher Tätigkeit oder in einer anderen Gemeinde eine eigene Nummer.

Absatz 4 verpflichtet den Arbeitgeber, Änderungen der Angaben und die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit unverzüglich zu übermitteln, über gesicherte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mit maschinellen Ausfüllhilfen. Wer diese Änderungsmeldung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig abgibt, handelt nach § 111 Abs. 1 Nr. 1a SGB IV ordnungswidrig; der Rahmen liegt nach Absatz 4 bei bis zu 5.000 Euro.

Die Unfallversicherung: eine Woche nach Beginn

Nach § 192 Abs. 1 SGB VII haben Unternehmer binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens dem zuständigen Unfallversicherungsträger Art und Gegenstand des Unternehmens, die Zahl der Versicherten und den Eröffnungstag mitzuteilen. Die Pflicht gilt nach Satz 2 als erfüllt, wenn binnen einer Woche eine Gewerbeanzeige nach § 14 GewO erstattet wurde. Wer sein Gewerbe rechtzeitig angemeldet hat, hat diesen Schritt also meist schon hinter sich, ohne es zu wissen; wie die Anzeige läuft, steht im Beitrag zur Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO.

Aus dieser Mitteilung entsteht nach § 136a Abs. 1 SGB VII die Unternehmernummer: Jeder Unternehmer erhält sie bei erstmaliger Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit, vergeben über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung unverzüglich nach der Mitteilung über den Unternehmensbeginn. Diese Nummer ist die Angabe, die § 18i Abs. 2 SGB IV für den Antrag auf die Betriebsnummer verlangt. Wer die Berufsgenossenschaft übergeht, hängt beim nächsten Schritt fest.

Anmeldung und Sofortmeldung nach § 28a SGB IV

§ 28a Abs. 1 Nr. 1 SGB IV verpflichtet den Arbeitgeber, der Einzugsstelle jeden kraft Gesetzes Versicherten bei Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung zu melden. Einzugsstelle ist die Krankenkasse des Beschäftigten; die Meldung läuft elektronisch aus dem Lohnprogramm und braucht die Betriebsnummer. Die Frist im Einzelnen regeln die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung und die Gemeinsamen Grundsätze; wer die Meldung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt nach § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV ordnungswidrig, mit einem Rahmen bis 25.000 Euro (Absatz 4).

In elf Wirtschaftsbereichen kommt nach § 28a Abs. 4 SGB IV die Sofortmeldung hinzu: Der Tag des Beginns ist spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung zu melden. Die Liste ist dieselbe wie bei der Ausweispflicht nach § 2a SchwarzArbG: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Praxisbeispiel und wo der Bote endet

Eine Gründerin eröffnet am 1. März ein Café und meldet das Gewerbe am selben Tag an. Damit ist die Mitteilung an die Berufsgenossenschaft nach § 192 Abs. 1 Satz 2 SGB VII erledigt; die Unternehmernummer kommt in den folgenden Tagen. Am 20. März stellt sie ihre erste Servicekraft ein, Arbeitsbeginn 1. April. Sie beantragt am 21. März elektronisch die Betriebsnummer und gibt die Unternehmernummer an. Am 1. April um 6 Uhr, vor dem ersten Handgriff, setzt das Lohnprogramm die Sofortmeldung ab, weil das Gastgewerbe unter § 28a Abs. 4 SGB IV fällt. Mit der ersten Abrechnung folgt die Anmeldung bei der Krankenkasse der Servicekraft.

Hätte sie die Betriebsnummer erst am 1. April beantragt, wäre die Sofortmeldung nicht möglich gewesen, und der erste Arbeitstag hätte mit einem Verstoß begonnen. Der Fehler liegt nicht in einer der vier Pflichten, sondern in ihrer Verkettung.

AntragsWerk24 bereitet die Gewerbeanzeige und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vor und übermittelt sie; das ist der Teil, für den ein Bote in Frage kommt. Die Betriebsnummer, die Sofortmeldung und die Anmeldung zur Sozialversicherung sind Meldungen aus dem Lohnverfahren, die der Arbeitgeber oder sein Lohnbüro elektronisch abgibt; sie gehören nicht zum Angebot, und dieser Beitrag ersetzt die Beratung durch Steuerberater oder Lohnbüro nicht. Welche Anzeigen sonst mit dem Gewerbe zusammenhängen, steht im Beitrag Gewerbe gründen: Fristen und Anzeigen Woche für Woche.

Häufige Fragen

Wann brauche ich eine Betriebsnummer?

Sobald Sie einen Beschäftigten zur Sozialversicherung anmelden müssen, also vor der ersten Meldung und damit vor dem ersten Arbeitstag. § 18i Abs. 1 SGB IV verlangt den elektronischen Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit für jeden Beschäftigungsbetrieb; der Antrag setzt die Unternehmernummer der Unfallversicherung voraus.

Muss ich mich bei der Berufsgenossenschaft anmelden, bevor ich jemanden einstelle?

Sie müssen den Unternehmensbeginn binnen einer Woche dem Unfallversicherungsträger mitteilen (§ 192 Abs. 1 SGB VII), unabhängig von Beschäftigten. Eine rechtzeitige Gewerbeanzeige nach § 14 GewO gilt als diese Mitteilung. Daraus entsteht die Unternehmernummer, die Sie für die Betriebsnummer brauchen.

Was ist die Sofortmeldung und wen betrifft sie?

Die Meldung des Beschäftigungsbeginns spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Sie gilt in elf Branchen, darunter Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Gebäudereinigung, Transport und Logistik sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Kann AntragsWerk24 die Betriebsnummer für mich beantragen?

Nein. AntragsWerk24 bereitet die Gewerbeanzeige und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vor und übermittelt sie. Die Betriebsnummer, die Sofortmeldung und die Anmeldung zur Sozialversicherung sind elektronische Meldungen des Arbeitgebers aus dem Lohnverfahren, die Sie selbst oder Ihr Lohnbüro abgeben.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dokumentiert Fristen und Zuständigkeiten und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die amtlichen Gebühren setzen die Gemeinden durch Satzung fest und schwanken deshalb; maßgeblich ist die Auskunft der zuständigen Stelle.